采购流程优化3步走，省下来的钱够发3个月工资

上个月帮一个做工业设备的公司做了采购流程优化，他们原来的采购审批流程是这样的：

需求提报→部门主管审批→采购主管审批→采购经理审批→财务审批→总经理审批→下单

一个普通采购件，从提需求到下单，平均7.5个工作日。

紧急件？加急走完流程也要3天。

我看完他们的流程图，说了句：“你们不是在管采购，是在管审批。”

第一步：砍掉不增值的审批环节

先看看每个审批节点到底在审什么：

• 部门主管：审需求合理性——这个该审
• 采购主管：审是否有库存/替代品——这个该审
• 采购经理：审价格是否合理——这个该审
• 财务审批：审预算——但财务根本不了解采购内容，只看有没有预算
• 总经理审批：审金额——但500块的东西也要总经理签字？

问题很明显：审批链条太长，越到后边越不增值。

改法：

1. 按金额分级审批：5000元以下采购经理终审，5000-50000元财务加审，50000元以上总经理审
2. 砍掉财务常规审批：在预算范围内的采购，财务不逐笔审批，改为月度汇总审核
3. 框架协议免审批：已经在框架协议内的重复采购，直接下单，无需逐笔审批

改完以后，5000元以下采购的审批时间从5天降到0.5天（线上审批，采购经理手机一点就过）。

第二步：数字化审批流

审批慢的另一个原因是——线下审批。

他们的采购申请是Excel填表，打印出来找人签字。采购经理经常出差，一出差审批就卡住。总经理更忙，桌上一堆待签文件，采购申请排到第5位。

数字化改造三个动作：

动作一：上线采购管理模块。 需求提报、审批、下单、收货、付款全流程在线化。不用打印、不用跑腿、不用等人在办公室。

动作二：移动端审批。 采购经理和总经理手机装了审批APP，出差路上就能批。审批时效从"等3天"变成"当天批"。

动作三：自动校验。 系统自动校验预算余额、历史价格、框架协议。价格超历史均价10%的自动标红提醒，预算不足的直接拦截。

数字化后，审批平均处理时间从7.5天降到1.8天。

第三步：建立供应商自助平台

以前的流程是：采购员把订单导出Excel，发邮件给供应商，供应商确认后回邮件，采购员再录入系统。

一个订单来回3封邮件，如果供应商有疑问还得打电话确认。10个供应商、每天20笔订单，光订单沟通就占了一个采购员大半天。

改法：上线供应商协同平台。

• 采购在系统下单，供应商自动收到通知
• 供应商在线确认交期、数量
• 发货后在线录入物流信息
• 到货后仓库在线签收

供应商自助平台上线3个月后：

一个采购员的工作效率提升了2.7倍。 原来需要5个采购员干的活，现在2个人就够了。

综合效果

省下来的48万，够发3个采购员3个月的工资了。

核心原则

采购流程优化的核心原则就一个：砍掉不增值的活动，把时间花在真正需要人判断的地方。

审批是为了控制风险，但过度审批本身也是一种浪费。数字化不是为了赶时髦，而是为了把人从重复劳动中解放出来。

如果你的采购团队天天忙着走流程、催审批、对邮件，那不是在管理采购，是在被流程管理。

流程是工具，不是枷锁。 想明白这一点，优化就有方向了。